Tehnologia reprezinta fundatia procesului de imbunatatire si de eficientizare a proceselor in majoritatea organizatiilor de astazi.
Managementul documentelor dintr-o anumita zona, prin folosirea tehnologiei, devine din ce in ce mai mult o cerinta si nu doar un simplu trend. Acest tip de tehnologie este folosita in procese ca indexarea, scanarea documentelor, asigurarea accesului la documentele virtuale, etc.
Cu exceptia cand aceasta activitate nu face obiectul activitatii companiei in sine, implementarea unei solutii tehnologice de management al documentelor, trebuie externalizata. De exemplu, multe organizatii aleg alte companii pentru managementul documentelor, iar acestea din urma trebuie sa asigure nu numai stocarea in siguranta a acestor documente.
Trebuie de asemenea sa ofere cea mai noua tehnologie pentru a se asigura ca organizatia ale carei documente se afla in managementul propriu, va avea un acces instant la acestea. Mai ales pentru mediul de afaceri, acesta este un factor foarte important. Accesul rapid la informatie poate insemna diferenta dintre castig si pierderi importante.
Utilizarea livrarilor de fisiere virtuale.
Livrarea de fisiere virtuale sau asa numita scan-on-demand este un serviciu care incepe sa fie disponibil pe scara larga. Chiar daca nu il folosesti astazi, o solutie scan-on-demand ar trebui sa fie disponibila spre vanzare, la cei care se ocupa de managementul documentelor tale.
Este important totusi ca acest proces de scan-on-demand sa nu se limiteze doar la trimiterea prin e-mail a documentelor. E-mailul nu este si nu poate fi considerat intotdeauna sigur si de asemenea, uneori serverele de trimitere se pot supra-incarca, iar mail-ul pur si simplu nu va putea fi trimis.
In schimb, aceste fisiere pot fi puse la dispozitia clientului pe un server de hosting, cu acces printr-un web browser. Poti accesa ulterior, orice tip de document sau imagine, de la orice conexiune de internet autorizata.
Orientarea catre soft specializat, o metoda de a deveni paperless.
Multe organizatii au avansat de la managementul documentelor folosind tehnologia la folosirea tehnologiei pentru managementul continutului acestor documente. Metodele de extragere a datelor au avansat in ultimii ani.
Departamentele au abilitatea de a implementa solutii sofisticate, fara nici un fel de presiuni asupra infrastructurii. Aceasta, folosind noul Software-as-a-Service, solutia SaaS.
Providerii acestui tip de solutie ofera un cost mult mai mic, si o reducere a personalului desemnat sa se ocupe cu managementul documentelor. De asemenea si clientii vor beneficia de o reducere semnificativa a costurilor.
O solutie de tip SaaS nu presupune nici cumpararea unui hardware sau software aferent si nici eventuale costuri de upgrade ulterioare. Providerii acestor solutii cer anumite costuri de subscriptie (lunare, trimestriale sau anuale), care in general nu se schimba.
Desi nu toate departamentele sau companiile pot deveni paperless, renuntand complet la lucrul cu documentele din hartie, acestea pot cu siguranta sa beneficieze, cel putin in paralel, de aceasta tehnologie, ea putand fi aplicata strict zonelor unde poate fi implementata.
Managementul documentelor in aceste cazuri este unul facil si foarte eficient, iar compania face economii importante, asigurandu-si in acelasi timp si o securitate sporita pentru toate tipurile de fisiere.
