Ce acte sunt necesare pentru înființarea unei firme?

Înființarea unei firme în România implică parcurgerea unor etape esențiale și pregătirea unui set specific de documente. Acest proces poate părea complex la prima vedere, însă o înțelegere clară a pașilor necesari și a actelor implicate facilitează considerabil demersul.

Alegerea și rezervarea denumirii firmei

Primul pas în constituirea unei societăți este selectarea unei denumiri unice. Este esențial ca numele ales să nu fie deja utilizat de o altă entitate juridică. Pentru a verifica disponibilitatea, se poate accesa portalul Oficiului Național al Registrului Comerțului (ONRC).

Rezervarea denumirii se poate efectua online sau direct la sediul ONRC din județul în care firma își va avea sediul social. Odată rezervată, denumirea este valabilă timp de 30 de zile calendaristice.

Stabilirea obiectului de activitate și a codurilor CAEN

Definirea clară a obiectului de activitate este crucială pentru conturarea profilului afacerii. Activitățile economice trebuie alese conform Clasificării Activităților din Economia Națională (CAEN).

Este important să se stabilească un domeniu principal de activitate și, dacă este cazul, activități secundare care să completeze profilul firmei. De asemenea, unele activități pot necesita autorizații suplimentare sau îndeplinirea unor condiții speciale de funcționare.

Sediul social reprezintă adresa oficială a firmei și este necesar pentru înregistrarea acesteia. Pentru a stabili sediul social, este nevoie de un document care atestă dreptul de folosință asupra spațiului respectiv, cum ar fi un contract de închiriere, contract de comodat sau act de proprietate.

Dacă spațiul este situat într-un imobil colectiv cu destinație de locuință, poate fi necesar acordul asociației de proprietari și al vecinilor.

Redactarea actului constitutiv

Actul constitutiv este documentul juridic care stabilește regulile de funcționare ale firmei. Acesta trebuie să conțină informații esențiale, precum:

Denumirea firmei și forma juridică.
Sediul social.
Obiectul principal de activitate și activitățile secundare.
Capitalul social și aportul asociaților.
Modul de administrare (unic administrator sau consiliu de administrație).

Este recomandat ca actul constitutiv să fie redactat cu atenție și, dacă este posibil, cu consultanță juridică, pentru a evita eventuale probleme ulterioare.

Pentru a operaționaliza firma, este necesară deschiderea unui cont bancar pe numele acesteia. În acest cont se va depune capitalul social, a cărui valoare minimă este stabilită de legislația în vigoare. Documentele necesare pentru deschiderea contului includ actul constitutiv și dovada rezervării denumirii firmei.

Întocmirea și depunerea dosarului la Registrul Comerțului

Dosarul pentru înregistrarea firmei trebuie să fie complet și să conțină următoarele documente:

Cererea de înregistrare.
Anexa privind înregistrarea fiscală și, dacă este cazul, cele referitoare la investiții străine.
Declarația-tip pe propria răspundere privind funcționarea.
Dovada rezervării denumirii firmei.
Actul constitutiv.
Documentul care atestă dreptul de folosință asupra sediului social.
Actele de identitate ale asociaților și administratorilor.
Declarația privind beneficiarul real al persoanei juridice.

Este esențial ca toate documentele să fie completate corect și integral pentru a evita respingerea dosarului de către ONRC.

Pentru a simplifica acest proces și a economisi timp, platforma Dosario oferă servicii online pentru înființarea, modificarea sau radierea unei firme. Prin intermediul acestei platforme, întregul proces poate fi gestionat de la distanță, fără a fi necesare deplasări la instituțiile statului.

În concluzie, înființarea unei firme în România necesită parcurgerea unor pași bine definiți și pregătirea atentă a documentelor necesare. O abordare organizată și informată a acestui proces contribuie la o lansare reușită a afacerii și la evitarea eventualelor obstacole administrative.

Aspecte fiscale și înregistrarea în scopuri de TVA

După înregistrarea firmei la Registrul Comerțului, următorul pas este obținerea codului unic de înregistrare fiscală, atribuit de ANAF. Acesta permite firmei să funcționeze din punct de vedere fiscal, să emită facturi și să desfășoare activități economice. Codul fiscal este generat automat în momentul înmatriculării la ONRC, fără a fi necesară o solicitare separată.

În funcție de activitățile desfășurate și de estimările privind cifra de afaceri, firma poate opta pentru înregistrarea în scopuri de TVA. În mod normal, această înregistrare nu este obligatorie pentru firmele nou-înființate, decât dacă acestea estimează că vor depăși plafonul de 300.000 de lei cifră de afaceri anuală.

Totuși, în unele cazuri, înregistrarea voluntară în scopuri de TVA poate fi avantajoasă, mai ales pentru companiile care au parteneri de afaceri în Uniunea Europeană sau care vor efectua achiziții și livrări intracomunitare.

Pentru înregistrarea în scopuri de TVA, este necesar un dosar separat care conține, printre altele, formularul 098, o copie a certificatului de înregistrare, o declarație privind activitatea desfășurată și dovezi privind sediul și mijloacele de funcționare.

De asemenea, este important de menționat că ANAF poate efectua o verificare prealabilă, inclusiv o vizită la sediu, pentru a se asigura de realitatea activității economice declarate.

Autorizarea funcționării

După obținerea certificatului de înregistrare, firma nu poate începe automat activitatea. Este nevoie de autorizarea funcționării din punct de vedere al sănătății publice, protecției mediului și protecției muncii, în funcție de obiectul de activitate.

Această autorizare se poate realiza fie pe baza declarației pe propria răspundere, fie prin obținerea unor avize explicite de la instituțiile competente, dacă este cazul.

Declarația pe propria răspundere este acceptată în multe cazuri și reprezintă un angajament că firma îndeplinește toate condițiile legale de funcționare. Aceasta trebuie depusă împreună cu o fișă care detaliază activitățile desfășurate, locațiile și programul de funcționare.

În funcție de specificul activității, pot fi necesare autorizații suplimentare de la Direcția de Sănătate Publică, Inspectoratul pentru Situații de Urgență, Agenția pentru Protecția Mediului sau Inspectoratul Teritorial de Muncă.

Spre exemplu, o firmă care deschide un restaurant trebuie să obțină aviz sanitar, autorizație de mediu și aviz PSI, în timp ce o firmă de consultanță care lucrează exclusiv online poate funcționa doar pe baza declarației.

Alte înregistrări și formalități post-înființare

După ce firma este înmatriculată și autorizată, urmează câteva etape administrative esențiale pentru desfășurarea activității. Una dintre acestea este înregistrarea în Registrul de Evidență a Salariaților (REVISAL), în cazul în care firma are angajați. De asemenea, trebuie întocmit regulamentul intern și dosarele de personal, iar contractele de muncă trebuie transmise în termen legal către ITM.

O altă obligație importantă este înregistrarea în scopuri statistice la Institutul Național de Statistică. Acest demers presupune completarea unui formular și transmiterea online a documentelor firmei, urmând ca INS să emită un certificat de cod CAEN validat statistic.

Este recomandabil ca firma să colaboreze cu un contabil autorizat încă de la început. Contabilul va asigura respectarea tuturor obligațiilor fiscale și va gestiona corect evidența financiară, inclusiv întocmirea și depunerea declarațiilor lunare sau trimestriale. Colaborarea cu un expert contabil oferă siguranță și ajută la prevenirea sancțiunilor cauzate de eventuale erori contabile.

Pe lângă toate acestea, în funcție de domeniul de activitate, firma poate avea obligații specifice precum: obținerea licențelor de funcționare, înregistrarea în registre profesionale sau plata unor taxe către autoritățile de reglementare.

Spre exemplu, o firmă care oferă servicii de transport trebuie să se înregistreze la Autoritatea Rutieră Română și să dețină o licență de transport, iar o firmă care oferă servicii în domeniul financiar trebuie să respecte reglementările BNR sau ASF.

Probleme frecvente și greșeli de evitat

În procesul de înființare a unei firme, multe persoane întâmpină dificultăți din cauza unor greșeli frecvente, care pot întârzia înregistrarea sau pot conduce la refuzul dosarului. Una dintre cele mai comune greșeli este completarea incorectă a cererii de înregistrare sau a formularelor standardizate.

Lipsa unor documente justificative sau prezentarea unor copii neconforme poate, de asemenea, să ducă la respingerea dosarului de către ONRC.

O altă greșeală frecventă este estimarea nerealistă a obiectului de activitate. Alegerea unor coduri CAEN care nu reflectă exact activitatea desfășurată sau omiterea unor activități secundare poate afecta capacitatea firmei de a desfășura în mod legal anumite operațiuni.

De asemenea, un sediu social stabilit într-un spațiu care nu permite activități comerciale (de exemplu, un apartament fără acordul vecinilor) poate crea probleme administrative sau juridice ulterioare.

Nerespectarea termenelor legale, în special cele privind depunerea declarațiilor fiscale și înregistrarea angajaților, poate atrage amenzi și sancțiuni. De aceea, este esențial ca antreprenorii să se documenteze temeinic și, acolo unde este posibil, să apeleze la consultanți specializați care pot gestiona aceste proceduri în mod eficient.